Lean gouvernemental

 

L’Organization

Environnement Canada (EC)

Environnement Canada est dédié à la préservation, à l’amélioration de la qualité de l’environnement naturel, à la conservation des ressources renouvelables du Canada et à fournir les renseignements météorologiques détaillés afin d’assurer que les Canadiens profitent d’un environnement sain et soient bien informés. Son mandat est réalisé en partie avec ses huit laboratoires répartis à travers le Canada dont six sont dédiés au contrôle et la réalisation des tests de l’eau, un dédié pour l’air et un pour la faune et les espèces.

 

Le défi

Intégration de laboratoires nationaux et diversifiés incluant les systèmes et les pratiques

Au cours des dix dernières années, chacun des laboratoires distribués géographiquement  a évolué très rapidement, inévitablement chacun possédant ses propres technologies, ses systèmes et ses pratiques bien distinctes. Cette incohérence  est exacerbée par les défis de justification pour les mises à jour techniques nécessaires et ceux pour maintenir les normes cohérentes d’équipement dans une discipline où la fine pointe de la technologie change à un rythme effrénée.

Suite à une restructuration du ministère, les 8 laboratoires ont été regroupés sous une direction unique de niveau national. Les laboratoires se sont retrouvés à travailler sans processus commun, avec des infrastructures de GI/TI en fin de cycle et sans normes établies pour gérer adéquatement de l’information de nature délicate.

La centralisation a mis en relief les incohérences, ce qui représentait  des risques significatifs pour les laboratoires, compromettant leur statut d’accréditation et leur crédibilité. Les données issues du travail de ces laboratoires sont non seulement un outil important pour la mise en application du mandat du ministère mais aussi un outil très fréquemment utilisé, par exemple, à titre de preuve lors d’études ou d’analyses de l’eau, l’air ou des répercussions sur les espèces sauvages. Bien évidemment, cela a aussi permis de nombreuses occasions d’apporter d’importantes améliorations en termes de collaboration et de cohérence.

La Solution

Instituer un système national de gestion de l’information des laboratoires soutenu par des processus opérationnels et techniques cohérents et uniformisés.

Avec la nouvelle Direction, les analyses d’échantillons et la présentation des résultats devaient se faire exactement de la même façon pour chacun des laboratoires. Le ministère a profité de cette occasion pour améliorer le partage de la charge de travail et pour adopter une terminologie et des processus communs pour tous les laboratoires. Pour être en mesure de faire de tels changements, on a reconnu le besoin d’un système national de gestion de l’information des laboratoires (SNGIL) afin de pourvoir régler la question des infrastructures TI vieillissantes. Cela a aussi permis de réaliser que le succès d’une telle initiative dépendrait non seulement de l’identification du meilleur fournisseur de solution TI/GI mais aussi de la revue en profondeur des processus de laboratoires afin d’identifier le meilleur modèle de gestion et bien adapté à son contexte.

La demande de proposition et les processus d’appel d’offre représentant de nouveaux défis pour EC, une stratégie d’approvisionnement a été définie avec l’aide BP&M pour tenir compte de l’ensemble des processus de laboratoire. BP&M a amorcé cette initiative en créant une carte de gouvernance de projet et des intervenants-clés avec les types de décisions dont EC aurait à prendre ainsi que le porte-parole pour divers sujets d’étude de laboratoire : l’eau, l’air et la faune. Ces porte-parole ont agi à titre de champion du changement dans cette initiative et ils ont reçu des rôles et responsabilités clairement définis.

En travaillant étroitement avec EC, BP&M a regroupé le projet sous trois thèmes : stabiliser, optimiser et moderniser.  Avec de groupes de travail constitués du personnel de laboratoire et de direction, ils ont revu attentivement les processus opérationnels et de laboratoire et ils ont établi un modèle en illustrant les processus souhaité dans un état final qui soit cohérent et normalisé. En créant ces groupes de travail avec les représentants de chacun des laboratoires, toute l’équipe nationale responsable était en mesure de se parler entre eux, d’échanger des idées et de penser de façon stratégique afin de bien définir quel critère sera nécessaire au système TI souhaiter afin de bien répondre aux besoins qui ont été établis.

Une fois le processus de la demande de soumission, les processus d’approvisionnement ainsi que les processus d’évaluation ont été complétés et que le contrat a été attribué, BP&M a aussi travaillé avec le fournisseur et EC pendant plus de 10 mois pour s’assurer non seulement qu’ils travaillaient ensemble de façon efficiente mais aussi que la solution du fournisseur était configuré avec soin afin de bien soutenir les nouveaux processus nationaux qui ont été développés.

Tout au long de cette initiative, BP&M a coaché et agi à titre de mentor auprès des dirigeants d’EC, ce qui les aidant à acquérir d’importantes connaissances en matière de direction réussie de projets, gouvernance efficace et de gestion de changement transformationnel à l’intérieur de l’organisation.

Les Résultats

Essai pilote d’un système national de laboratoire de calibre mondial

Environnement Canada a mis à l’essai son nouveau SNGIL dans un laboratoire et la première phase fut un grand succès – selon les délais et le budget prévu. L’organisation a pu réaliser d’énormes avantages en ayant une structure technique moderne qui repose sur des processus de laboratoires renouvelés et simplifiés.

Gérer des changements de grande envergure représente un défi de taille pour toute organisation, le fait qu’EC peut maintenant évaluer son rendement en utilisant des rapports de gestion bien précis signifie que le ministère peut comprendre et mieux gérer à la fois la demande et les défis. Le laboratoire pilote est un modèle pour les 7 autres laboratoires nationaux et graduellement devient aussi un modèle pour des environnements de laboratoire similaires de d’autres ministères du gouvernement. Alors qu’il y ait encore bien d’autres avantages à être réalisé, EC tire profit de cette expérience au fur et à mesure que la solution est déployée pour l’ensemble du réseau de laboratoire d’EC, par une meilleure vision d’ensemble en termes de gestion de projets et de processus et une meilleure capacité à l’interne à mieux appréhender les situations d’un point de vue organisationnel qui non seulement permet la réalisation d’un modèle de référence pour la structuration de la gouvernance mais une compréhension transformée sur comment les organisations peuvent développer cette capacité à l’interne pour s’adapter et réussir. Sans aucun doute, cette nouvelle sensibilisation est un engagement à générer de la valeur ajoutée de façon continue pour les années à venir.