Article: Savoir gérer des changements significatifs et des résultats concrets

 

Traduit de l’article paru dans le journal d’affaires «Ottawa Business Journal» le lundi 12 mai, 2014

Les services-conseils en processus Lean de BP&M : Pour une transformation vers des processus gouvernementaux allégés!

Le changement n’est jamais facile mais en période de restrictions budgétaire et de refonte organisationnelle, le changement devient inévitable. Les budgets sont réduits, des ministères sont fusionnés et les équipes de travail sont contraintes à faire plus avec moins.

Le secteur privé regorge d’une panoplie de méthodologies pour gérer les changements organisationnels et améliorer la performance budgétaire. Cependant, essayer de copier-coller une solution issue du secteur privé et l’appliquer telle quelle sans tenir compte du contexte du secteur public est un exercice aussi futile en terme d’incompatibilité que de faire passer un chameau par le trou d’une aiguille.

« Pour mettre en application un modèle issu du secteur privé, il est essentiel de savoir bien le contextualiser aux réalités du secteur gouvernemental.» a déclaré M. Jean Barbosa, Fondateur et Associé directeur général des services-conseils en processus Lean de BP&M. « Avoir à respecter les exigences législatives ainsi que les différents niveaux de complexité, il est impératif d’utiliser une approche qui soit bien adaptée à ces réalités. »

Les consultants de BP&M sont des consultants de longue date en approche Lean et en GI/TI, qui savent comment garder le cap en eau agitée de la gestion du changement du secteur public.

Avec sa méthodologie Lean adaptée au secteur gouvernemental, BP&M aide à défaire les silos et apporter des changements positifs aux ministères du gouvernement qui doivent composer avec leurs programmes, leurs services généraux, leur gestion de l’information (GI) et leurs processus TI.

BP&M réussi dans son approche car elle est basée sur l’implication et le renforcement de la capacité du groupe de personnes parmi les parties prenantes le plus essentiel au succès de toute initiative de changement – les employés.

« Aucune initiative de changement ne peut réussir avec une approche descendante dictée par la haute direction, ni les employés ne peuvent se sentir habilités à s’impliquer dans le changement s’ils ne sentent pas totalement appuyés par les instances supérieures. » affirme M. Barbosa.

Dans les coulisses du MAECD

BP&M a récemment a été impliqué dans la consolidation du Ministère des Affaires étrangères et du Commerce international et l’Agence canadienne de développement international, pour la création d’une nouvelle agence fédérale – le Ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement (MAECD).

Les deux organisations avaient des systèmes et des approches différentes dans la tenue de documents et en GI qui devaient être intégrés et aussi être conforme avec la politique du Secrétariat du Conseil du Trésor en matière de tenue de documents avec l’échéance de mars 2015.

BP&M a impliqué les intervenants clés de chacune de ces organisations pour qu’ils travaillent ensemble, selon une approche structurée qui inclut un atelier Lean Kaizen de trois jours. Ceci a permis d’identifier le gaspillage et la redondance dans les processus actuels dans la tenue de documents et la gestion de l’information, a aussi permis d’identifier de nouvelles façons faire pour simplifier et consolider ainsi que de créer la capacité des employés à poursuivre par eux-mêmes l’amélioration continue.

« Ce dernier point est crucial. », affirme M. Barbosa.

« Notre but consiste à toujours créer de la capacité à l’intérieur des organisations de nos clients et non pas de dépendre de nous pour continuer. » dit M. Barbosa. « Dans ce cas-ci, le processus agit comme un exercice de consolidation d’équipe qui a permis de clarifier les rôles et les responsabilités à l’intérieur du processus, a permis d’identifier clairement les livrables et d’améliorer les rapports de suivi pour la direction – le tout permettant de poursuivre, sur une base plus solide, avec les processus de GI de la nouvelle agence.

Plus de la clarté dans la Bibliothèque du Parlement

À la Bibliothèque du Parlement, la haute direction trouvait qu’il y avait trop de projets en cours, la réalisation de projets complétés avec succès était peu nombreuse et il y avait peu de communication entre les équipes.

BP&M a étroitement travaillé avec l’équipe de direction de la Bibliothèque du Parlement pour développer un cadre de gestion intégrée de planification.

« Avec Lean nous avons maintenant un cadre de gestion de processus intégrés de bout en bout qui tient compte de la planification initiale jusqu’à la livraison finale des initiatives stratégiques » affirme Mme Lynn Potter, Directrice générale, Services de gestion, de la Bibliothèque du Parlement.

BP&M a formé le personnel de la Bibliothèque sur les concepts de gestion de projets rationalisés et comment faire un suivi en tenant compte de points de contrôle convenus pour fournir à la direction l’information nécessaire pour faire des décisions mieux éclairées.

« BP&M nous a montré comment développer des capacités à l’interne ce qui nous a permis de poursuivre le travail après leur départ – ce qui représente un atout majeur! » affirme Trudy Albert, Agente principale, Planification intégrée, Services de gestion, Bibliothèque du Parlement.